PRESENTACIÓN


A causa de la desorganización y consiguiente inaccesibilidad a los riquísimos fondos de los Archivos Municipales de la provincia y a la ausencia en los ayuntamientos de personal cualificado para su organización, se estimó necesario realizar dichos trabajos desde la propia Diputación Provincial (Archivos Municipales) y, tras ello, para el mantenimiento del archivo, enseñar el funcionamiento básico a funcionarios del Ayuntamiento con la asistencia técnica del Servicio.

Previa solicitud de los respectivos ayuntamientos, se procede a la selección de los archivos según los criterios de valor, estado de conservación y volumen del fondo documental. En acuerdo de pleno se establece si la organización del fondo documental se va a llevar a cabo o en el propio Ayuntamiento o si se traslada en depósito a las dependencias del Servicio.

Todo documento de archivo (p.e Acta de Pleno) forma parte de una determinada serie documental (Libro de actas de pleno) que refleja el ejercicio permanente de una función (sesiones plenarias) que desempeña un determinado órgano (Gobierno: Corporación en pleno). La documentación así tratada no sólo tiene la finalidad histórica sino también la de ayudar a la institución en su gestión. Se utiliza como referencia el “Cuadro de Clasificación de Archivos Municipales de Castilla la Mancha” elaborado por el Grupo de Archiveros Municipales de la región.